Mit der am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen neuen EU-Datenschutzgrundverordnung werden die Rechte der Verbraucher gestärkt. „Mit dem neuen Datenschutzrecht wird dafür gesorgt, dass in Europa einheitliche Regeln gelten und auch global agierende Internetkonzerne aus den USA unseren Datenschutz endlich ernst nehmen. Das war überfällig. Dank der starken Anlehnung an den bisherigen deutschen Datenschutz kommen auf unsere Handwerksbetriebe nur punktuelle Neuerungen zu“, erklärt Holger Schwannecke, Generalsekretär des Zentralverbands des Deutschen Handwerks.
Ein Verantwortlicher für die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung
Denn etwa das Damoklesschwert, einen eigenen geschulten Datenschutzbeauftragten haben zu müssen, ist für die allermeisten Betriebe gar keines. Nur wenn zehn oder mehr Personen in einem Betrieb, meist ja im Büro, mit personenrelevanten Daten arbeiten, ist dieses Amt Pflicht. Es braucht also keinen extra Datenschutzbeauftragten, aber schon einen für den Datenschutz verantwortlichen, was in der Regel der Chef selbst ist. Das ist schlicht derjenige, der im Betrieb für die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung sorgt.
Ein Verarbeitungsverzeichnis führen
Also alles halb so wild mit der Datenschutzgrundverordnung im Handwerk? Ja, wenn die Betriebe ein paar Dinge im Umgang mit persönlichen Daten von Kunden und Mitarbeitern beherzigen. Auf der sicheren Seite sind Handwerker, wenn sie nur die personenbezogenen Daten speichern, die für die Abwicklung eines Auftrags unbedingt nötig sind. Zu diesen Daten gehören die Anschrift des Kunden sowie die Mailadresse, wenn der Kunde eine elektronische Übersendung eines Kostenvoranschlags oder Angebots wünscht. Hierfür braucht es auch künftig keine extra Einwilligung des Kunden. Ansonsten sollte der Betrieb sich immer vorab, etwa als Anhang im schriftlichen Auftrag, die Einwilligung holen für eine spätere Datennutzung, etwa für einen Newsletter oder Werbung. Die Einwilligung betrifft auch die Arbeitsverträge für neue Mitarbeiter. Für die insgesamt anfallenden personengebundenen Daten gilt es dann, ein vom Umfang her überschaubares sogenanntes Verarbeitungsverzeichnis zu führen.
Eine Datenschutzerklärung für die Homepage erstellen
Auch wenn über WhatsApp mit dem Kunden kommuniziert werden soll, braucht es dafür vorab eine Einwilligung, weil diese und andere soziale Plattformen wie Facebook automatisch selber auf die Daten der Nutzer zugreifen. Zentral ist zudem eine Datenschutzerklärung für die eigene Homepage.
Hier müssen die Betriebe genau auflisten, welche Daten sie speichern, welche Analyse-Tools wie etwa Google-Analytics oder Piwak sie verwenden und ob es Plugins zu sozialen Netzwerken gibt. Das sind Buttons auf der Homepage, über die Nutzer per Klick etwa auf das Facebook-Profil des Betriebs gelangen können. Denn auch dann gilt: Facebook speichert sofort die IP-Adresse. Und dies müssen Betriebe den Nutzern in der Datenschutzerklärung deutlich machen.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
– Kunden immer vorab schriftlich bestätigen lassen, wenn ein Betrieb Daten für Newsletter, Mailings oder andere Werbung nutzen möchte.
– Benennen Sie für die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung einen Verantwortlichen.
– Führen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
– Richten Sie eine Datenschutzerklärung als Unterseite auf der Homepage ein, die von jeder Seite aus erreichbar ist.
Die neue Datenschutzgrundverordnung in drei Minuten
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